Konferera mera – och bättre!

Dags att börja fundera på den årliga konferensen? Alla som har planerat den här sortens event någon gång, vet att det finns många aspekter att ta hänsyn till. Hur länge ska konferensen hålla på, vilka frågor och ämnen ska vi ha med på agendan, ska det vara en regelrätt konferens eller mer åt kickoff-hållet? Och, kanske viktigast av allt, ska vi hålla till på kontoret eller ska vi åka iväg någonstans?

Att samla medarbetarna på kontoret är onekligen det billigaste alternativet, och priset är naturligtvis inte helt irrelevant för de flesta företag. Men om det ändå finns någon form av utrymme i budgeten, vill vi slå ett slag för att förlägga konferensen utanför kontorets väggar. Låt oss berätta hur vi tänker…

Skapa nya förutsättningar

När vi lämnar kontoret bakom oss, är det ibland som att vi också kliver ur våra roller och lämnar en del av våra invanda mönster. Genom att förflytta oss från arbetsplatsen och förlägga konferensvistelsen på lite mer ”neutral mark”, tenderar vi att slappna av mer, bli mer kreativa och öppna för nya lösningar och idéer. Uttrycket att saker och ting ”sitter i väggarna” är inte helt taget ur luften, och miljöombyte ska därför inte underskattas. Ny miljö ger dessutom ny energi – till den enskilda individen, såväl som till gruppen. Bli inte förvånad om du får se sidor hos dina kollegor, som du inte kände till sedan tidigare. 

Maximera effektiviteten

Vem känner inte igen sig i beskrivningen av möten som störs av vibrerande mobiltelefoner, bud som ringer på dörren, medarbetare som kommer och går eller som måste avvika tidigare för att gå och hämta barn, eller för att gå in i ett externt möte? Genom att hålla konferensen utanför kontoret, finns dels större möjligheter att begränsa antalet distraktioner, dels kan man lättare se till att medarbetarna är aktiva och närvarande hela mötestiden. På så sätt blir konferensen mer effektiv, ni får mer uträttat på mindre tid och ni kommer garanterat att uppnå större engagemang, vilket i sin tur även stärker gruppkänslan.

Förena nytta med nöje 

Nog för att målet med de flesta konferenser har med jobb och verksamheten att göra, men det skadar ju inte att ha trevligt under tiden också. Varför inte förlänga konferensen genom att checka in hela gänget på ett konferenshotell, som utöver bra möten även erbjuder vällagad mat, spa, natur, aktiviteter och övernattning? Aktiviteter svetsar samman gruppen, medan god mat och avkoppling dels ger välbehövlig energipåfyllning efter en lång dag i konferensrummet, dels ger det en signal till medarbetarna att de är uppskattade och förtjänar en belöning för sin insats. Att sitta ner tillsammans och äta en god middag som avslutning på dagen, brukar vara ett lika effektivt som uppskattat sätt att få insikterna från dagen att sjunka in. De flesta brukar dessutom ha lättare att koppla av, när man vet att man inte behöver tänka på resan hem på kvällen. Istället får man avnjuta en skön natts sömn, och kan sedan ta sig an resten av konferensen dagen efter – utvilad, och med laddade batterier. 

Förläng effekten 

När man planerar en konferens, eller en kickoff för den delen, är det lätt att stirra sig blind på nuet, och att se det som en betungande kostnad. Hur mycket pengar måste vi investera, och hur mycket effektiv arbetstid tas i anspråk av medarbetarna? Men vi menar att det är minst lika viktigt att se de positiva effekter som konferensen kan ge på lång sikt. Genom att samla medarbetarna en hel dag, eller två, och att ostört ägna sig åt en gemensam agenda – gärna kombinerat med inslag av sociala aktiviteter – skapas gemensamma minnen för gruppen. Och det, vågar vi påstå, är något som kommer att jobba för och hålla samman gruppen och företaget under en lång tid framöver!